どうも、ピスモです。
バタバタしながら見切りで先日開設したものの、じつはブログタイトルがこれでいいのかいまだに迷っています。
特化ブログではないからある一部の内容をクローズアップするのも違いますし、非常に難しいんですよね。どうしてもふわっとなってしまいます。ワードやデザインでちょっとインパクトを出して印象に残るようにはしてみましたが、先々考えるとこのタイトルはどうなのかと。
どうやらブログタイトルの変更はSEO的にもよろしくないようですし、PVが増えていく前に早い段階で変えるかもしれません。始まったばかりでPVアップのための動きも何もしてないですし１記事なんてゴミみたいなもんです。まだ読者の方もいらっしゃらないと思うのでただのひとりごとですが、不幸にしてこの段階でこのブログを見てしまったという方々には、申し訳ない思いですm(_ _ )m
きっとそれなりのブログになると信じて頑張っていきます。
もくじ
デキるサラリーマンとは？ ～仕事の指示編～
さて、サラリーマンの方々に役立つであろう「デキるサラリーマンになるためのポイント」を書かせていただきます。が、しょせん僕なんて小さな企業の中堅野郎ですしきっとたいしたことなんて書けません。ビジネス書のような内容を期待されたら期待ハズレもいいとこだと思います(ビジネス書に書かれているような内容もきっとあるのではないかと思いますが)。なので鼻で笑いながらででも読んでいただければ幸いです。その中で「おっ、それはちょっといいヒントになるかも」とでも思っていただくポイントがあると嬉しいです。
あくまでも「ちょっとしたヒント」になるかもしれないものをご提供できたらな、と考えています。
第１回の今回は、『デキるサラリーマンとは？ ～仕事の指示編～』です。
尊敬できる上司とは？
さて、サラリーマンの方にお聞きします。尊敬できる上司、いらっしゃいますか？
「この人に言われたらやらない訳にはいかないな」と思えるような上司ですね。尊敬できるということは、信頼してるでしょうし、認めてるでしょうし、憧れの対象にもなっているかもしれません。
部下からそう思われるような上司・先輩になりたいですよね？ では、一体どうしたらなることが出来るのでしょうか？
仕事のスピードが早い？
接待上手？
人の管理が上手い？
様々な要素がありますが、僕は一点“部下を気持ちよく仕事させることが出来る”という点に集約されているのではないかという考えに至りました。これ、極論を言えば自分自身がバリバリ仕事をしなくてもいいとも言えるんですよね。その自分の分まで、部下が不満を持たずに働いてくれればいいというわけです。
簡単ですね？ 極めてシンプルなんです。
部下を気持ちよく仕事させるには？
では、どうすれば“部下を気持ちよく仕事させることが出来る上司”になることが出来るのでしょう？
これにはいろんな要因が絡んできます。もちろん仕事のスキルがお粗末では話になりませんし、社会人のマナーが欠如していてはバカにされます。
とはいえ、突出した才能が必要という話ではありません。あくまでも社会人としての常識的な振る舞いが出来、人並みに仕事は出来るといった標準的なレベルでのお話となります。その上でそういったサラリーマン、上司になるにはどうすればなることが出来るのでしょうか？
それは一言で言えば“必ず相手を気遣うが出来る”ということ。
社内での上下関係というのは、当たり前の話ですが 仕事の指示の繰り返しが日常 となります。それぞれ個別に仕事を抱えている中で、自分が管理していなかった仕事の指示をされるというのは、仕事の量が増えるということです。
どれだけ仕事が増えても「仕事がもらえるなんてありがたい」と思える人ならいいかもしれませんが、残念ながらそれはかなりマイノリティです。大半の方は「余計な仕事が増えたなあ」なんて考え、それがストレスになってしまうものです。人間みんなラクをしたがりですから。
まずは相手の立場になって考える
そういう中で、少しでもストレスを抱えさせないようにするためには、どうすればよいのでしょうか？ それはまず、 相手の立場に立って考える ということが基本となります。
「この状況でこの仕事を頼まれたらどう思うだろう？」と考えるわけです。これがすべての基本であり、入口です。
こう考えようとすると、必然的にその時に相手が置かれている状況を見ることになります。
非常に急ぎの仕事を抱えて手が放せないようであれば、相手が落ち着くまでしばらく待つのがいいかもしれません。その時点では手が空いていたとしても、仮にその直後に休憩時間となるようでしたら、休憩時間にまでかかってしまうことは避けるべきでしょう。すぐにメモを控えることが出来ない状況にあるようなら、筆記用具も用意して話しかけるようにするといいかもしれません。
とにかく、相手がその時に置かれている状況を見て、 少しでもストレスになりそうな選択肢は消していく ことが重要です。
そしてそれを見極めてから仕事の指示をするべく話しかけるのですが、ここでもひとつポイントがあります。
それは、“相手の立場になって自分で考えたことは、ひとりよがりかもしれない”ということです。
忙しいように見えたとしても、じつは本当に突発的のものであってその直後すぐに一段落が付いたところかもしれません。休憩時間だと思っていたとしても、交代していて時間替わっているのかもしれません。筆記用具がないように見えても、実は持っているのかもしれません。
じつは、「僕は君のことをよく考えてるんだよ」というような振る舞いは、見当違いだった場合にはマイナスに働くことが多い傾向があります。「わかってないくせにわかった気になって…」と、往々にしてむしろ逆効果になるんです。親子でもよくありますよね？ 親は何でも見透かしたようなことを言うけど、子供はそういうこともわかっていながらも細かい部分でデリケートな要因がありその結果たまたま出来ていないだけ…というケースなどです。
ですので、自分で見たことはあくまでも想定として考えるだけに留め、決めつけないようにすることが大事です。判断が難しい場合はハッキリと聞くのもいいですね。そして、それを踏まえた上で『気遣う』わけです。
相手が「指示を聞ける状態」を作りやすくする
たとえば
「●●さんへ仕事を頼みたいんだけど、手が空いたら教えてもらえる？
今日の▲時あたりまでに頼めると助かるんだけど、それまでに都合がつくかな？
◆日に必要なものだけど、もし難しいようなら対応を考えるから早めに言ってね」
といった感じです。
仕事の指示をするということは、当然ですが相手の仕事を増やすという行為になります。であるなら、少しでも無駄な手間が省略できた方がいいに決まっていますよね？ 微々たるものかもしれませんが、その方が会社の生産性も上がるわけですしいいことづくめです。
ですので、相手の方が指示をしっかりと聞けない状態で一方的に支持するのはミスに繋がりますし、ストレスも溜まります。相手が“指示を聞ける状態”をしっかりと作ってあげるのがトータルで見てもっとも効率がいいことになります。指示をするのはこちらだけど、聞くタイミングは相手に委ねることで 「譲歩してくれた」という感情を引き起こす わけですね。
さらに、事前に期限も伝えることにより“指示を聞ける状態”をより作りやすくし、指示される仕事の期限もだいたい伝えておくことで、頭の中にぼんやりとスケジュールを調整させやすくします。
そして最後に、なんともならない場合の救済策があるということも伝えておけば、相手は安心してこの仕事の指示を聞く体制を作ることが出来るようになります。
仕事の指示を受ける前にここまで“聞きやすい”状態を作ってくれると、指示される側としては大変ありがたいですよね。同じ仕事を指示されるんだとしても、その仕事をこなす上での気持ち的なことは随分と変わりますし、指示をしてきた上司に対する印象もよくなるものです。
指示は、ただ内容だけを伝えればいいものではない
もちろんこの“気遣う”ということは、仕事の指示そのものにも言えることです。
その指示する内容について「その相手はどこまで理解しているか？」ということを考え、その仕事をする上で必要になることが想定される資料を用意しておくことが大事です。
そして、それと同じくらい大事なことは“どうしてこの仕事を今あなたに指示するのか”ということをしっかり伝えなければいけません。
こういったことが大きな不満になります。
そして、こういった気持ちでする仕事というのは得てしていい加減になりがちです。なんとなく身に覚えのある方も多いかもしれませんが、こういう状態でやる仕事というのは身になりにくいものなんです。上司としては経験を積ませるために仕事の指示をしたとしても、ほとんど身にならないというなんとも本末転倒な結果になってしまうわけです。
“どうしてこの仕事を今あなたに指示するのか？”
これを相手に伝えることは必然です。必ず内容そのものとセットにして伝えないと意味がありません。
そのためには、この仕事をやることになった経緯や背景を説明する必要が出てくるのですが、それには想定したよりも少し時間をかける必要が出てきます。が、 これをめんどくさがってしまったらダメ なんです。丁寧に説明すれば伝わります。同じめんどくさい仕事も、 それをやる理由がわかっているのとわかっていないのとでは気持ちの面で大きな差が生まれてくる はずです。
また、指示された仕事をどういうスケジュールでこなせばいいか組み立てるためにも、期限をしっかりと伝えることを心がけましょう。出来次第すぐに欲しい場合でも、それをしっかりと言葉にして伝えることが大事ですし、ゆとりがある場合でもそれは同様です。
仕事が出来る＝良い指示が出来るではない
僕の先輩がまさに反面教師になるような人でした。バリバリ仕事は出来る社内でも実力はナンバー１の営業マンだったんですが、仕事の指示は最低限“自分の伝えたいこと”だけを伝えてきて「あとはわからないことがあったら聞いてきて」というのが彼のいつものやり方なんです。そもそも“なんのため”の仕事かがわからないので、何かを作るにしても どこに主眼を置いて制作すればいいのかがわからない というわけです。
駆け出しの頃はそれでもマメに聞くようにしていましたが、ビジネスマンは忙しいですからね。聞きたい時に自分が欲しい回答が得られるとは限りません。電話をしても繋がらず、メールをしても返事がなく、折り返しもなかなか来ない。作業を進めるのに確認したいことが半日以上も確認が取れず、それまで作業が止まりっぱなしなんてのもザラでした。「こんなこと、ちょっと作る工程を考えればわからなくなることは予想できるんだから、最初から教えといてくれればいいのに」と憤慨したものです。
会社といえど、人と人が集まっている社会です。相手への気遣いが出来る人というのは好かれますし、信用されますよね？ それはどこの社会、どこの会社でも同じです。
仮に同じことを複数の人から頼まれた場合があったとしたら、そういう方からの頼まれ事を選びたいと思うのが自然ではないでしょうか？ 人間、やはり気持ちが大事ですし、その気持ちを動かすものは自分への気遣いなんです。
まとめ
第１回の『デキるサラリーマンとは？ ～仕事の指示編～』は以上となります。
軽くまとめましょう。
●デキる上司とは「部下を気持ちよく仕事させられる上司」！
●「この状況で仕事を頼まれたらどう思うだろう？」と相手の立場で考える！
●相手の立場になって自分で考えたことは、ひとりよがりかもしれない！
●判断が難しければ直接聞くのもいい
●受ける側が「指示を聞ける状態」を作りやすくしてあげる！
●「どうしてこの仕事を今あなたに指示するのか」を伝える！
●必要となることが予想される資料は最初から用意する！
色々と書きましたが、要点はシンプルです。驕らず『相手の立場になって考えよう』『受ける側が“指示を聞ける状態”を作ろう』ということですね。まずはとにかくこの点を徹底的に心がけるようにしましょう。
